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浅谈人事档案在人力资源管理中的作用
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摘要:人事档案用来全面登记企业单位中所有人员的详细信息,真实记录了组织人员的相关信息,对于某些特殊机关单位来说,人事档案和机密文件一样重要。即便是一般的企业单位,人事档案在人力资源管理中也是处于举足轻重的地位,企业单位的人力资源开发和人力资源管理都依据人事档案进行。文章将对人事档案在人力资源管理中发挥的作用进行简要探讨。

关键词:企业单位;人事档案;人力资源管理;

作用任何时代,信息情报都是有利的武器,掌握信息情报的人往往是最大的赢家。因此,无论是国家机关单位还是一般的企业,都非常重视企业内相关人力资源和物资的信息记存,也就是我们所说的档案记录。一切有价值的信息资料都会被详细记录在案修订成册,那便是档案。

企业或国家单位的人事资料同样会被制成档案妥善收存,这种人事档案详细记录了企业或单位内全体人员的相关信息。在人力资源管理中,如何有效充分挖掘企业或单位内部的优秀人才,如何有效管理企业或单位内的人事情况,都需要用到人事档案。而人事档案的安保工作关系到企业或单位人员的信息安全,一旦保管失当致使信息外漏,无论是员工个人还是企业单位都将面临重大损失,员工可能因此暴露了个人重要信息,企业单位有可能因此被对手掌握住重要人才信息,可能导致人才外流。因此,档案工作者必须要意识到人事档案的重要性,加强对人事档案的管理,为国家、人民提供更高水平的人力资源管理服务。

一、人事档案在人力资源管理中的作用

(一)人事档案是企业单位进行某些决策时的重要参考依据 
企业单位中的绩效考核机制是要依靠企业单位中的人事档案才能有效施行的。绩效考核关系到员工的资薪情况、福利、保障、晋升或奖惩,只有对应到个人,企业单位才能很好地进行资薪配置或是奖优惩劣。绩效考核要依照人事档案进行员工的个人绩效评估。依据人事档案中记录的员工信息及过往的考核记录,人力资源管理人员才能准确掌握员工的综合素质、绩效情况和个人工作能力等情况,然后进行有效的分析管理,从而做出最准确的奖惩分配,保证企业单位中制度的公平、公正、公开及以后决策的科学性。

(二)人事档案推动人力资源开发

人事档案是在人力资源管理过程中形成的,记录了人员信息、工作表现、绩效情况、个人经历、个人综合素质等一系列资料信息的用以归档保存的文字、表格或其他表现形式的历史记录,可以客观地反映出员工的素质及其工作能力的优劣。人力资源管理中对于工作人员的选拔、组织安排等都会参考人事档案中的相关历史信息,全面了解人员的能力、专业、个人素养等情况之后做出最适当的人员配置,因此人力资源管理工作与人事档案密切相关。人力资源管理过程中产生的多种信息资料都会反映在人事档案中,成为以后人事选拔或人事调动的重要参考依据。因此,企业单位中的人力资源开发必须依靠人事档案,人事档案的存在和完善能够极大地推动人力资源的良性开发。

(三)人事档案帮助企业单位有针对性地设定员工培训项目

企业单位对员工进行培训之前,可以根据员工的信息资料,如教育背景、经历、年龄等,设置相应的培训项目,有针对性地对员工进行培训。比如,企业单位通过档案资料了解到一些年龄大的员工可能不喜欢那些知识性的培训,就可以选择对他们进行健康保健类培训,让他们的身心更健康,同时也让他们感受到集体的关怀,促进员工更好地工作。

(四)人事档案提供真实可靠的信息,优化人力资源配置

企业单位要想充分了解员工的个人能力、长处、专业技能等相关因素,做到知人善任,人尽其才,充分挖掘企业单位人力资源的潜能,将人力资源发挥的力量最大化,就必须要依赖人事档案来对员工进行最全面的个人信息和个人经历了解。人事档案中详细记录了员工的个人相关信息、文化程度、专业技能、特长、工作经验等资讯,企业单位的人事部门或人力资源管理部门通过查阅人事档案,对员工的工作历史或个人经历进行了全面而详尽的了解,从而做出最佳的人事调动,优化人力资源的配置方式。

人力资源配置是实现人力资源与非人力资源的结合,提高人力资源的利用效率和利用价值的重要方式之一。人力资源的主体是人,人与物的最大不同是物件在长久适用过程中除了亏损,基本上不会出现其他变化,但人在工作过程中接受各方影响,会产生自我的变化,有的员工会不断自我增值,能力和素养都不断提高,有的员工会逐渐安于现状,不再努力争取向上;团队工作中也会出现人员调动、职位升降等各种变化,集团企业中还会出现人员外派等等情况。因此,人力资源管理具有流动性,人员的变动不是一成不变,随着时间的推移和环境的变化,人员会有或大或小幅度的变动。由于优胜劣汰,企业单位中人员大批清走或大批引入的情况也不少见。但人事档案却不变,员工的所有人事调动经历都会如实记录在案,而这份人事档案随着员工的变动实现了企业单位内的人力资源信息共享,能够帮助人力资源管理者根据企业单位的需要预测人力资源的配置情况,促进人才的科学流动,保证人力资源配置适得其所。

二、提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略

(一)切实提高档案管理人员的素质

现代化的企业单位中的人力资源管理需要现代化的人力资源管理模式,传统的人力资源管理模式已经无法适用于现代的市场、社会环境。人力资源的利用比过去更多元化,更能实现员工的个人价值,而员工之间的竞争也比过去更激烈。有能者在其位,无能者在实践工作中会自然地被环境淘汰掉。企业单位要切实地掌握住人力资源的力量,就必须要全面革新人力资源管理模式,革新管理理念。过去企业单位在挑选职工时常常有走后门、攀关系等情况,或者是忽视职工的相关专业资格证明,而这些挑选职工的违规错误行为在今天竞争如此激烈的社会中已经不能再继续,企业单位为了切实提高自身的综合实力,必须要严格把好用人关。档案管理人员掌握着企业单位重要的人力资源资料,在挑选素质人才前必须要确定人才的相关文凭、专业资格证书等资料,保证职工具备岗位必须的专业技能和知识;挑选好的员工在正式上岗前必须接受严格的上岗培训,包括在职培训、道德培训、法制教育等,企业单位要重视对人员培训的投资,全面提高档案管理人员的素质,增强他们对环境变化的适应力;要激发档案管理人员的主观能动性,化被动为主动,主动密切各部门的联系,及时有效地开展人事档案管理工作,为人力资源管理提供最有力的协助。

(二)加强沟通与信息传达,有效发挥人事档案的价值

人事档案管理人员要密切与各部门相关人力资源管理人的联系,彼此之间加强沟通,当人事档案管理人员发现档案中存在的人员问题时,要及时向人力资源管理人或企业单位的相关人事管理人进行汇报反馈,帮助人力资源管理人员及时进行人员问题的修正。例如,当发现企业单位内某员工的职称评定与档案上的相关报备资料不符时,人事档案管理人员应第一时间向人事部门汇报,阻止该名员工的职称评定,与该名员工核实情况后,才能判定到底该名员工是否有资格进行职称评定。要不断为企业单位中发展企业单位的人力资源事业提供有力的协助,妥善整理保管好员工的人事档案,保证企业单位做出决策时能够提供最完整、最准确的人事信息作为决策依据。领导者在聘用人事档案管理人员时,要有疑人不用、用人不疑的精神,充分信任人事档案管理人员做出的档案研究成果,做出人事决策时,要当机立断,充分体现人事档案的价值和肯定人事档案管理人员的工作成果。

(三)加强人事档案的时效性和现代化管理

上文提到,人力资源并非一成不变,企业单位中的工作人员会不定时地出现岗位变化、人员调动等情况,因此人事档案中对于员工的记录也要及时更新,关于员工的一切经历变化都要进行严格筛选后,实事求是地记录在员工的人事档案中,保证员工的人事档案与员工的人事变动是实时同步变化的,增强人事档案的时效性。

我国已经进入了信息化管理时代,在人事档案管理上也应该引进信息化管理手段,采用高科技手段管理人事档案,提高人事档案管理的自动化程度,从而提高人力资源管理的自动化程度;建立人事档案的数据库,连接企业单位内的网络系统平台,实现人力资源信息的有效共享;将人事档案从过去的纸质存档逐渐变更为电子档案,大大节省人事档案管理中的办公资源,而且降低了对人事档案的管理成本,提高了人事档案管理员的整理保管人事档案信息的工作效率。

(四)提高信息化水平和研究水平,综合思考,全方位掌握

要加强对人事档案管理人员信息化管理工作的培训,提高人事档案管理人员的信息化管理水平,提高人事档案管理人员对一系列信息分析软件、整理保存软件的应用水平,提高对人事档案的研究精准度。

三、结语

人事档案在人力资源管理中扮演着非常重要的角色,企业单位正确识别出需要的优秀人才、选拔出人才及员工编排无一不需要人事档案作为信息依据支持??蒲У娜耸碌蛋腹芾砟芄淮俳笠档ノ坏娜肆ψ试纯⒑褪褂?,提高企业单位的人力资源利用效率,更好地发挥出人力资源的强大作用。

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